Qué Hacer Si Viene Inmigración a Su Lugar de Trabajo

Esta guía, elaborada en colaboración con el National Employment Law Project (NELP), ofrece consejos prácticos para abordar las acciones relacionadas con la inmigración en el trabajo. Publicada por primera vez en diciembre de 2017 y reimpreso aquí por EL CENTRAL Hispanic News.

El ataque del presidente Trump contra los inmigrantes afecta a los trabajadores inmigrantes y a sus empleadores. Esta guía explica:

las acciones de inmigración más comunes que afectan a los empleadores;
recomendaciones para que los empleadores se puedan preparar;
los derechos y responsabilidades de los empleadores; y
qué pueden hacer los empleadores después de una acción del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE).

¡Importante! Esta guía ofrece información general. No es asesoramiento legal. No está adaptada para su situación en particular. Si necesita asesoramiento para su caso, hable con un abogado de inmigración.

Qué pueden hacer los empleadores si el servicio de inmigración
viene a su lugar de trabajo

Los agentes de inmigración pueden ir a su lugar de trabajo para hacer una auditoría de formularios I-9, una redada o para detener a personas específicas.

¿Qué es una auditoría de formularios I-9?

Una auditoría de formularios I-9 es cuando ICE viene a su empresa para verificar que haya cumplido con las reglas del formulario I-9.
El formulario I-9 confirma la identidad de un trabajador y su autorización para trabajar en los EE. UU.

Requisitos del formulario I-9 para el empleador

Tiene que llenar un formulario I-9 para cada empleado nuevo.
Tiene que guardar el formulario I-9 en el expediente por 3 años después de contratarlo o 1 año después del último día de trabajo del trabajador, según lo que ocurra más tarde.
No le pida a un trabajador que llene el formulario I-9 más de una vez, a menos que su permiso de trabajo esté por vencer o tenga otra razón válida y legal.
Nota: No hace falta guardar una copia del documento de identidad del trabajador o sus documentos de autorización de trabajo.

Si la auditoría no sale bien . . .

Si ICE decide que no cumplió con las reglas del formulario I-9, puede recibir:
Una orden para dejar de contratar a personas sin un permiso de trabajo válido.
Multas y sanciones civiles y penales.
Puede obtener más información sobre el formulario I-9 en el Manual para empleadores (Handbook for Employers): https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9- resources/handbook-for-employers-m-274.

¿Qué es una redada del ICE?

Los agentes del ICE van a un lugar de trabajo sin avisar, como parte de una investigación de un empleador.
Los agentes del ICE no son agentes de policía. Pero sus uniformes pueden decir “Policía” o “Agente federal”. Pueden portar armas de fuego. A veces, cuando hay redadas del ICE, los agentes del ICE van acompañados de agentes de policía locales o de otras agencias federales.

¿Qué pasa si ICE quiere detener a un trabajador en particular?

Los agentes del ICE pueden ir a su lugar de trabajo para encontrar a una o más personas en particular. Mientras se encuentren allí, pueden tratar de interrogar, detener e incluso arrestar a otras personas.

Cómo se peuden preparar los empleadores para una acción del ICE

1. Elaborar un plan de respuesta escrito por adelantado

Hable con otras empresas o asociaciones empresarias. Pregúnteles qué están haciendo para prepararse.
Haga un plan adecuado para usted.
Practique, como si fuera un simulacro de incendio. Estarán más preparados si saben qué decir y hacer.
Conéctese con redes de respuesta a inmigración en su zona. Brindan respaldo con cuestiones de familia, legales, financieras y de medios de comunicación si los agentes del servicio de inmigración van a su empresa.

2. Capacitar a su personal para que NO HABLE con los agentes del ICE

Capacite a todos los trabajadores para que NO permitan que los agentes del ICE ingresen en su lugar de trabajo.
Un trabajador puede decir: “No le puedo dar permiso para entrar. Tiene que hablar con mi empleador”.
Capacite a todos los trabajadores para que NO interactúen con los agentes del ICE. Si los agentes del ICE les hacen preguntas o les piden algo, los trabajadores deberían callarse o decir: “No está autorizado a entrar. Hable con mi empleador”.

3. ¡Conozca sus derechos!

Cuando ICE va a un lugar de trabajo, los empleadores tienen ciertos derechos. Los agentes del ICE no siempre tienen el derecho a ingresar en su lugar de trabajo, parar o arrestar a los trabajadores, o llevarse documentos.

Trabaje con un grupo legal o comunitario para coordinar una capacitación sobre “Conozca sus derechos” para usted y su personal, y páguele a su personal por el tiempo invertido en la capacitación.

Para áreas públicas

Cualquiera – incluso los agentes del ICE – pueden ingresar a las áreas públicas de su empresa sin permiso.
Las áreas públicas pueden ser el comedor en un restaurante; un estacionamiento; la recepción o sala de espera de su empresa.
El hecho de que estén en un área pública NO autoriza a ICE a parar, interrogar o arrestar a cualquiera.
Nadie puede entrar a un área privada de su empresa sin su permiso o una orden judicial.

CONSEJO: Para demostrar que algunas áreas son privadas, ponga un letrero que diga “Private”, mantenga las puertas cerradas o con llave, y adopte una política de que los visitantes y el público no pueden entrar a esas áreas sin permiso.

Para áreas privadas

Los agentes de inmigración pueden entrar a un área privada SOLO si tienen una orden judicial.
Una orden judicial tiene que ser firmada por un juez y decir “U.S. District Court” (Corte de Distrito de EE. UU.) o State Court (Corte Estatal) en el encabezamiento.
Sin una orden judicial, los agentes del ICE necesitarán SU permiso para ingresar en áreas privadas de su empresa.
Si los agentes del ICE tratan de entrar en un área privada, usted debería decirles: “Esta es un área privada. No pueden entrar sin una orden judicial firmada por un juez. ¿Tienen una orden judicial?”
Si los agentes del ICE le dicen que tienen una orden de registro judicial, pida una copia y léala. El empleador puede aceptar la orden y aun no dar su permiso para el registro.
A veces, los agentes del ICE tratan de usar una orden administrativa para entrar. Pero una orden administrativa NO permite que los agentes ingresen a áreas privadas sin su permiso. Las órdenes administrativas no son dictadas por una corte. Dicen “Department of Homeland Security” (Departamento de Seguridad Nacional) y estarán escritas en un formulario I-200 o I-205.

Durante la redada

¡Mantenga la calma! Pídale a sus trabajadores que también mantengan la calma. No salgan corriendo a las salidas. Esto solo empeorará la situación, porque los agentes del ICE pueden decir que la gente que está corriendo probablemente esté violando las leyes de inmigración.
Cuando ICE le muestra una orden administrativa con el nombre de un empleado:
NO tiene que decir si el empleado está trabajando ese día o no.
NO tiene que llevar a los agentes del ICE donde está el empleado nombrado en la orden (aunque se encuentre en el lugar de trabajo en ese momento).
NO ayude a los agentes del ICE a separar a la gente de acuerdo a su situación inmigratoria o su país de origen.
Supervise a los agentes para verificar que estén cumpliendo con lo que dice la orden. Si los agentes están registrando áreas que no figuran en la orden, dígales que no les da permiso para registrar esas áreas y tome apuntes sobre lo que les dijo.
Si usted o un empleado está dispuesto a hacerlo, filme o grabe lo que los agentes del ICE están haciendo en su lugar de trabajo. Es posible que pueda demostrar que los agentes violaron sus derechos, o los derechos de los trabajadores. Guarde cualquier grabación de las cámaras de vigilancia de su compañía que se grabó durante la redada.

¿Qué pasa si los agentes del ICE tratan de parar, interrogar, detener o arrestar a un trabajador?

Los agentes del ICE quizás traten de parar, interrogar o incluso arrestar a un trabajador sin la debida autorización.
La mejor manera en que los trabajadores pueden proteger sus derechos es guardar silencio y pedir un abogado.
Los trabajadores no están obligados a entregar ninguna tarjeta de identificación o documento a ICE. Todos los trabajadores tienen este derecho.
Cualquier información que un trabajador le dé a ICE se puede usar en su contra más adelante.

Inmediatamente después de la redada

Después que ICE se haya ido, escriba o registre lo siguiente:
¿Cuántos agentes del ICE estuvieron presentes (adentro y afuera)?
¿Cómo estaban vestidos los agentes? ¿Qué armas traían?
¿Los agentes le dieron a entender que usted o los trabajadores no se podían mover o salir?
¿Los agentes maltrataron a alguien? Si sí, ¿cómo?
Notifique al sindicato de los empleados.
Si ICE arresta a cualquiera de los trabajadores, pregúnteles a los agentes del ICE dónde los llevan. Esta información ayudará a la familia y el abogado del trabajador a encontrarlo.

Qué hacer cuando se hace una auditoría de I-9

Cuando ICE le notifica que va a hacer una auditoría de formularios I-9, comuníquese con un abogado de inmigración. Notifique también a los trabajadores y, si lo tienen, a su representante sindical sobre la auditoría.

La ley le da 3 días laborales para mostrar sus formularios I-9. No entregue sus documentos de antemano.
Tiene el derecho de hablar con su abogado antes de responder a preguntas o firmar documentos del ICE.
Permita a sus empleados que tengan compañeros o representantes sindicales presentes durante las auditorías de I-9.
Después de examinar los formularios I-9, ICE puede encontrar algunos empleados que no están autorizados a trabajar. En ese caso, ICE le dará 10 días adicionales para conseguir autorizaciones de trabajo válidas para esos empleados. Si no puede conseguir los documentos en ese plazo, le dirá que tiene que despedir a dichos trabajadores.
En ese caso, tiene que notificar a los trabajadores afectados sobre la auditoría.
Pídale a ICE que le den más tiempo. Esto le dará a los trabajadores afectados más tiempo para hablar con un abogado de inmigración.
Si los trabajadores están afiliados a un sindicato, quizás tenga que proporcionar copias de los documentos de auditoría al sindicato y colaborar con el sindicato para responder a la auditoría.

Qué hacer después de una redada o auditoría de I-9 del ICE

Después de una redada o auditoría de I-9 del ICE, uno o más trabajadores pueden ser sometidos a deportación o quizás no puedan volver al trabajo. Esto puede afectar a su empresa y la moral de los trabajadores.

Puede hacer lo siguiente para brindar respaldo a su personal y la comunidad.

Ofrezca licencia para faltar al trabajo mientras los trabajadores afectados solicitan una authorización de trabajo

Deles licencia a los trabajadores para que puedan hacer los trámites necesarios y/o permítales volver a sus mismos cargos con la misma veteranía y beneficios una vez que le proporcionen los documentos de autorización de trabajo.

Pague los sueldos y beneficios con puntualidad

Pague a los trabajadores todos los sueldos y los beneficios que se les debe.
Es importante que cumpla con los requisitos de las leyes laborales federales y estatales.

Haga un pago de separación a los trabajadores que no pueden volver a trabajar

Los trabajadores que no pueden volver a trabajar necesitarán dinero para mantenerse a ellos y a sus familias. Es posible que tengan que pagar para obtener asesoramiento legal.
Si no tiene una política de pago en caso de separación, considere la posibilidad de darles fondos adicionales a los trabajadores que se encuentran en esta situación.

Contribuya a un fondo legal para casos de inmigración

Un empleado sometido a deportación necesitará un buen abogado, y puede tener la opción de salir bajo fianza hasta su audiencia con el juez de inmigración. Eso quiere decir que se pueden quedar con su familia en la comunidad durante ese periodo.
Pueden necesitar su ayuda y la ayuda de sus compañeros de trabajo para recaudar dinero para pagar al abogado o la fianza.
Puede contribuir a un fondo legal para casos de inmigración con este fin. O puede crear un fondo usted mismo.

Proporcione una referencia a los trabajadores para conseguir trabajo en la futuro

Dígales a los trabajadores que está dispuesto a dar referencias a futuros empleadores potenciales.

Manténgase conectado con los esfuerzos de respuesta a inmigración en su comunidad

Las organizaciones y abogados de la comunidad frecuentemente organizan una respuesta a una redada en un lugar de trabajo u otra acción de inmigración.
La respuesta de la comunidad puede incluir una campaña de recaudación de fondos para la defensa legal y ayuda a la familia del individuo.
Los empleadores y trabajadores pueden encontrar apoyo, orientación e información útil si se mantienen conectados con estos esfuerzos de respuesta en la comunidad.

Antes de una acción de inmigración

Encuentre un abogado de inmigración calificado ahora, antes de que ocurra algo.
Elabora un plan de respuesta escrito. Practique su plan con los trabajadores. Practique lo que quiere decir y hacer.
Proporcione capacitación a todo su personal sobre sus derechos.
Enseñe a su personal que:
- NO trate de escaparse si aparecen los agentes del ICE. Eso le dará a ICE una razón legal para arrestar a los trabajadores.
- NO le dé permiso a los agentes del ICE para entrar en su lugar de trabajo.
- NO conteste preguntas ni dé ningún tipo de información.
Usted y los trabajadores tienen el derecho de guardar silencio y pedir un abogado.
Dé a los trabajadores una lista de abogados y organizaciones que puedan proporcionar asesoramiento legal sobre inmigración de alta calidad, gratis o con bajo costo, para ellos y sus familias.
Conéctese con una red de respuesta a inmigración en su zona.

Durante una acción de inmigración

Si los agentes del ICE entran a un área pública de su empresa, diga lo siguiente: “Yo soy el empleador. No pueden ir a otras áreas de este lugar de trabajo sin mi permiso”.
Si los agentes del ICE tratan de entrar en un área privada, dígales: “Esta es un área privada. No pueden entrar sin una orden judicial firmada por un juez. ¿Tienen una orden judicial?”
Aliente a su personal a que filme o saque fotos durante la acción de inmigración (si están dispuestos).
Si los agentes tienen una orden judicial firmada por un juez, pida una copia y léala. Si puede, haga una copia. Aun puede negarse a darles permiso para el registro.
Observe a los agentes cuidadosamente. Fíjese en lo que están haciendo. Verifique que están cumpliendo con lo que dice la orden judicial. Por ejemplo, la orden puede limitar las áreas que los agentes pueden registrar.
Si los agentes del ICE tratan de interrogarlo a usted o a los trabajadores, recuerde a los trabajadores que tienen el derecho a guardar silencio y pedir un abogado.
Cuando los agentes de inmigración se vayan, registre o anote todo lo que vio. Esto le ayudará a recordar los detalles cuando hable con un abogado más tarde.

Para obtener más información, comuníquese con Marisa Díaz at mdiaz@nelp.org del Proyecto Nacional de Derecho Laboral (National Employment Law Project) o con Jessie Hahn (hahn@nilc.org) del Centro Nacional de Leyes Migratorias (National Immigration Law Center). Para descargar copias de este documento, visite www.nilc.org/resources.

A Guide for Employers: What To Do If Immigration Comes To Your Workplace

This guide, developed by the National Immigration Law Center in collaboration with the National Employment Law Project, provides practical advice for addressing immigration-related actions in the workplace. It was first published in December 2017 and reprinted here

President Trump’s attack on immigrants affects immigrant workers and employers. This guide explains:

the most common immigration actions affecting employers,
recommendations for how employers can prepare,
employers’ rights and responsibilities, and
what employers can do after an Immigration and Customs Enforcement (ICE) action.

Important! This guide is general information. It is not legal advice. It is not tailored to your situation. Talk to an immigration lawyer for advice in your case.

What Employers Can Do If Immigration Comes to a Workplace

Immigration agents may come to your workplace for a Form I-9 audit; a raid; or to detain specific people.

What is a Form I-9 Audit?

A Form I-9 audit is when ICE comes to your business to check if you followed the rules for Form I-9. Form I-9 confirms a worker’s identity and authorization to work in the U.S.

Employer I-9 Requirements

Form I-9 is required for all new employees.
You must keep I-9 forms on file for 3 years after hiring or 1 year after the worker’s last day of work, whichever is later.
Do not ask a worker to fill out Form I-9 more than once unless their work permit is about to expire or you have another valid, legal reason.
Note: You do not have to keep copies of a worker’s ID or work authorization documents.

If the Audit Does Not Go Well . . .

If ICE decides you did not follow the Form I-9 rules, you may face:

An order to stop hiring people without valid work permits.
Civil and criminal fines and penalties.

Learn more about Form I-9 in the Handbook for Employers at https://www.uscis.gov/i-9-central/ form-i-9-resources/handbook-for-employers-m-274.

What Is an ICE Raid?

ICE agents go to a worksite without warning as part of an investigation into an employer.
ICE agents are not police officers. But their uniforms may say “Police” or “Federal Agent.” They may carry guns. Sometimes local police officers or agents from other federal agencies go with ICE agents on ICE raids.

What if ICE Wants to Detain a Specific Worker?

ICE agents may come to your business to try to find a particular person
(or people). While they are there, they may try to question, detain, and even arrest other people.

How Employers Can Prepare
For ICE Actions

1. Make a Written Response Plan Ahead of Time

Talk to other businesses or business associations. Ask what they are doing to prepare.
Make a plan that works for you.
Practice – just like a fire drill. You will be more prepared if you know what to say and do.
Connect with immigration response networks in your area. They provide support with family, legal, financial, and media concerns if immigration agents come to your business.

2. Train Your Staff to NOT TALK to ICE Agents

Train all workers to NOT allow ICE agents to enter your workplace.
A worker can say, “I can’t give you permission to enter. You must speak with my employer.”
Train all workers to NOT interact with ICE agents. If ICE agents have questions or requests, workers should say nothing, or say, “You are not allowed to enter. Talk to my employer.”

3. Know Your Rights!

Employers have rights when ICE goes to a business. ICE agents do not always have a right to enter your business, stop or arrest workers, or take documents.

Work with a community or legal group to arrange a “Know Your Rights” training for you and your staff and pay your staff for the time they spend in training.

For Public Areas

Anyone – including ICE agents – can enter public areas of your business without permission.
Public areas include a dining area in a restaurant; parking lot; lobby or waiting area.
Being in a public area does NOT give ICE the authority to stop, question, or arrest just anyone.
No one can enter a private area of your business without your permission or a judicial warrant.

TIP: To show that some areas are private, mark them with a “Private” sign, keep the doors closed or locked, and have a policy that visitors and the public cannot enter those areas without permission.

For Private Areas

Immigration agents can enter a private area ONLY IF they have a judicial warrant.
A judicial warrant must be signed by a judge and say “U.S. District Court” or a State Court at the top.
Without a judicial warrant, ICE agents need YOUR permission to enter private areas of your business.
If ICE agents try to enter a private area, you should say: “This is a private area. You cannot enter without a judicial warrant signed by a judge. Do you have a judicial warrant?”
If ICE agents tell you that they have a judicial warrant, ask for a copy and read it. The employer can accept the warrant but still decline to consent to the search.
Sometimes, ICE agents try to use an administrative warrant to enter. But an administrative warrant does NOT allow agents to enter private areas without your permission. Administrative warrants are not from a court. They say “Department of Homeland Security” and are on Forms I-200 or I-205.

During the Raid

Stay calm! Ask workers to stay calm, too. Do not run to the exits. This will make things worse because ICE agents can say that people who are running are likely violating immigration laws.
When ICE shows you an administrative warrant with an employee’s name on it:
You do NOT have to say if that employee is working on that day or not.
You do NOT have to take the ICE agents to the employee named on the warrant (even if he or she is at work at the time).
Do NOT help ICE agents sort people by their immigration status or the country they are from.
Watch the agents and see if they are complying with what’s written in the warrant. If the agents are searching areas not listed in the warrant, object to those searches by voicing your objection and noting it.
If you or an employee is willing, you should video or record what the ICE agents do at your workplace. You may be able to prove the agents violated your rights or the workers’ rights. Save any company surveillance footage taken during the raid.

What if ICE Agents Try to Stop, Question, Detain, or Arrest a Worker?

ICE agents may try to stop, question, or even arrest a worker without the proper authority.
The best way for workers to protect their rights is to stay silent and ask for an attorney.
Workers do not have to hand over any IDs or papers to ICE. All workers have this right.
Any information that workers give to ICE can be used against them later.

Immediately After the Raid

Write or record these things after ICE leaves:
How many ICE agents were present (inside and outside)?
How were the agents dressed? How were they armed?
Did the agents make you or the workers believe you could not move or leave?
Did the agents mistreat anyone? If yes, how?
Notify the employees’ union.
If ICE arrests any of the workers, ask the ICE agents where they are being taken. This information will help the worker’s family and lawyer find the person.

What to Do in an I-9 Audit

When ICE notifies you that there will be a Form I-9 audit, contact an immigration lawyer. Also notify the workers and, if they have one, their union representative about the audit.

The law gives you 3 work days to produce your I-9 Forms. Do not provide your documents early.
You have the right to speak to your lawyer before answering questions or signing ICE documents.
Allow the employees to have coworkers or union representatives present when discussing I-9 audits.
After reviewing the I-9 forms, ICE may find some employees are not authorized to work. If that happens, ICE will give you 10 days to provide valid work authorization for these employees. If you can’t provide the documents by that time, you will be told to end their employment.
If this happens, you must notify the affected workers of the audit.
Ask ICE for more time. This will give affected workers more time to talk to an immigration lawyer.
If the workers belong to a union, you may need to provide copies of the audit documents to the union and work with the union as you respond to the audit.

What to Do After an ICE Raid or I-9 Audit

After an ICE raid or I-9 audit, one or more of the workers may face deportation or be unable to return to work. This could impact your business and workers’ morale.

Here is what you can do to provide support to the staff and community.

Offer Leave While Affected Workers Apply for Work Authorization

Give affected workers leave while they take care of getting their papers, or allow them to return to their same positions with full seniority and benefits once they provide their authorization papers.

Pay Wages & Benefits Promptly

Pay workers any wages and benefits they are due.
Make sure you follow the requirements of federal and state labor laws.

Provide Separation Pay to Workers Who Cannot Return to Work

Workers who are not able to return to work will need money to support themselves and their families. They may need to pay for legal assistance.
If you do not have a separation pay policy, consider giving extra funds to workers in this situation.

Contribute to an Immigration Legal Fund

An employee facing deportation will need a good lawyer, and may get the option to be free on bond until their hearing. That means they can stay with their families and communities during this time.
They may need your help and their co-workers’ help to raise money for the lawyer or bond.
You can contribute to an immigration legal fund for this purpose. Or you can set one up.

Provide a Reference to Workers for Future Jobs

Let the workers know you can provide a reference to their potential future employers.

Stay Connected to Your Community’s Immigration Response Efforts

Community organizations and lawyers often organize a response to a workplace raid or other immigration actions.
A community’s response may include fundraising for legal defense and help for an individual’s family.
Employers and workers can find support, guidance, and useful information by staying connected to community response efforts.

Before an Immigration Action

Find a qualified immigration lawyer now – before anything happens.
Make a written Response Plan. Practice your plan with the workers. Practice what to say, what to do.
Provide a Know-Your-Rights training for all your staff.
• Train your staff:
- Do NOT run away if ICE agents show up. Running away could give ICE a legal reason to arrest workers.
- Do NOT give ICE agents permission to enter your workplace.
- Do NOT answer questions or give any information.
You and the workers have the right to stay silent and to ask to talk to a lawyer.
Give the workers a list of lawyers or organizations that can provide high quality, free, or low-cost immigration legal advice for them and their families.
Connect with an immigration response network in your area.

During an Immigration Action

If ICE agents enter a public area of your business, say: “I am the employer. You cannot go to other areas of the workplace without my permission.”

If ICE agents try to enter a private area, say: “This is a private area. You cannot enter without a judicial warrant signed by a judge. Do you have a judicial warrant?”

Encourage your staff to video or take photos during an immigration action (if they are willing).
If the agents have a judicial warrant signed by a judge, ask for a copy and read it. Make a copy if you can. You can still decline to give consent for the search.
Watch the agents carefully. Keep track of what they do. See if they are following what is written on the warrant. For example, the warrant may limit the areas the agents can search.
If ICE agents try to question you or the workers, remind the workers they have a right to stay silent and to ask for a lawyer.
When immigration agents leave, record or write down everything you saw. This will help you remember the details when you
talk to a lawyer later.

For more information, contact Marisa Díaz at mdiaz@nelp.org at the National Employment Law Project or Jessie Hahn at hahn@nilc.org at the National Immigration Law Center. To download copies of this document, visit www.nilc.org/resources.